Debiteringsgraden är mycket, men inte allt

Förra veckan skrev Dagens Industri om hur ett av Sveriges största konsultbolag i ett internt meddelande till sina anställda skrivit att ”vår debiteringsgrad är fortsatt otillfredsställande, och vi måste förbättra den – omedelbart”. Något olyckligt uttryckt kan tyckas, men naturligtvis helt rationellt ur ett strikt företagsekonomiskt perspektiv.

Debiteringsgraden är ett centralt nyckeltal i konsultverksamheter

Debiteringsgraden, som är ett centralt nyckeltal i konsultverksamheter, anger hur stor andel av medarbetarnas arbetade timmar som kan faktureras kund. Nyckeltalet är därför något av en indikator på bolagets effektivitet, beläggning och konkurrenskraft. Därtill innebär en högre debiteringsgrad normalt också bättre lönsamhet, och vice versa. Debiteringsgraden är på så sätt mycket viktig, men den är inte allt. För det räcker förstås inte att bara öka antalet timmar i tidredovisningssystemet, det måste också säkerställas att timmarna kan konverteras till intäkter. Här vill jag därför slå ett slag för att på bolagsnivå införa tydligare rutiner för detaljerad, konsekvent och verifierbar redovisning av nedlagd tid i uppdrag, något som jag upplever ofta saknas i branschen idag. Hos många bolag spretar det betänkligt i hur tid redovisas, och det kan bli kostsamt om beställaren har invändningar mot fakturerade belopp.

Skälighetsbedömningen

I det så kallade Täby kommunhus-målet (Svea hovrätt, T 6691-17) prövades bland annat om det ska göras en skälighetsbedömning av konsultens begärda ersättning när parterna i ett konsultavtal, för vilket ABK 09 gäller, har avtalat om ersättningsformen rörligt arvode baserat på nedlagd tid. Med stöd av köplagen fann hovrätten att så är fallet, eftersom den totala ersättningen i ett sådant avtal inte ansågs vara överenskommen (antalet timmar är en okänd faktor). Av 45 § köplagen framgår nämligen att köparen, om priset inte följer av avtalet, ska betala vad som är skäligt med hänsyn till varans art och beskaffenhet, gängse pris vid tiden för köpet samt omständigheterna i övrigt.

Hovrätten skriver i domskälen bland annat att ”en allmän utgångspunkt vid skälighetsbedömningen är att den som kräver betalning har att bevisa sitt krav. Frågan om begärd ersättning kan anses skälig eller inte är emellertid en rättslig bedömning som domstolen ska göra. En part har alltså inte bevisbördan för själva skäligheten men däremot för de omständigheter som är avgörande för den skälighetsbedömning som domstolen ska göra […]”. Hovrätten klargör dessutom att skäligheten i konsultens ersättningskrav ska bedömas mot bakgrund av parternas överenskommelse om fakturaunderlagets detaljeringsgrad samt att en utgångspunkt är att underlaget till fakturorna ”ska göra det möjligt att bedöma arbetets art och omfattning samt hur ersättningen beräknats”.

Tydlig och konkret tidredovisning är ofta nyckeln

Även om konsulten kan visa att de timmar som debiterats beställaren faktiskt har lagts ned i uppdraget återstår frågan om tidsåtgången varit skälig, dvs. om nedlagd tid varit befogad sett till uppdragets karaktär och komplexitet m.m. Och här blir redovisningens kvalitet ofta helt avgörande. En alltför schablonmässig eller övergripande tidsredovisning kan mycket väl leda till att konsulten inte anses ha fullgjort sin bevisbörda, med följden att rätten till ersättning för vissa timmar uteblir. Det var för övrigt också precis det som hände i Täby kommunhus-målet.

Debiteringsgraden må alltså vara en viktig faktor när det kommer till lönsamhet, men den är inte ensamt avgörande. Det är minst lika viktigt att de timmar som ligger bakom siffran kan verifieras, beskrivas och motiveras. Först då blir debiteringsgraden inte bara en intern siffra, utan ett mått på verkligt värdeskapande.

Rebecca Gulding Ward

Advokat/partner